page loader

RFP چیست؟

ژانویه 30, 2018
| | |
اشتراک گذاری:

RFP نوعی درخواست پیشنهاد است که در آن به عنوان مثال یک شرکت یا سازمان اعلام می کند که بودجه برای یک پروژه یا برنامه خاص براش شرکت در مناقصه در دسترس است و می توانند در قالب یک RFP پیشنهادات برای تکمیل پروژه را ارائه دهند. RFP فرایند مناقصه و شرایط قرارداد را مشخص می کند و راهنمایی در مورد نحوه قالب بندی و ارائه پیشنهاد را ارائه می دهد.  RFP یک پرپوزال می باشد برای معرفی نوع خدمات و نوع محصولات شما و همچنین شرکت در یک مناقصه برای حضور در یک مناقصه و ارائه یک پروپوزال شما باید همیشه دقت نظر داشته باشین تا در بهترین حالت ممکن و بهترین قالب نوشتاری بصورت کاملا خلاصه و مفید باشه حتما و حالت رقابتی با دیگر شرکت ها رو داشته باشه شما دارین برای مشتری خود پروپوزال ارسال میکنید تا بتوانید خدمات خودتون رو برای مشتری ارائه بدین تا حیات شرکت  و مجموعه شما برقرار باشه پس باید بسیار دقت داشته باشین در ارائه RFP ما به شما در این مقاله کمک میکنیم که چگونه یک RFP خوب بنویسید.

 

مخفف کلمه RFP

مخفف کلمه RFP میشود request for proposal درخواست برای ارائه پروپوزال و شرکت در یک مناقصه می باشد که جز یکی از مهم ترین بخش ها برای برنده شدن در یک مناقصه و همچنین معرفی نوع خدمات برای مشتریان و ارائه برنامه خود برای پروژه های که قصد شرکت در آنرا دارین

 

چگونه RFP بنویسیم

پر اهمیت ترین مسئله این می باشد که شما باید  RFP خودتان را بنویسید و برای مناقصه و معرفی ارائه خدمات در اختیار مشتریان خود قرار دهید. برخی از شرکت ها از RFP های کپی شده استفاده میکنند که در قدم اول یک اشتباه بزرگ است و شاید در کوتاه مدت و حداقل یک پروژه به شما کمک کند اما اگر به فکر کسب و کار خود باشید حتما باید ازRFP خودتان استفاده کنید در ادامه ما به شما کمک میکنیم که مشخصه های اصلی یک RFP خوب چه مواردی می باشند.

 

نیاز های خود از RFP را مشخص کنید.

شما باید یک مدیر پروژه تعریف کنید و در نشست هایی که در سازمان دارید در واحد های مختلف شرکت  نیاز های خود را مشخص کنید، مشخص کردن وظایف تیم اجرایی با نظارت مدیران پروژه می تواند کمک شایانی به شناسایی نیاز های سازمانی خود کند این نیازها را می توان بصورت لیست جمع آوری کرد این کار باعث می شود که نظرات و راه حل ها نیز توسط دیگر افراد سازمان گفته شود. شما باید بدانید که کاربران چه درخواستی از شما دارند تمامی این نیاز ها باید بررسی شود .

 

نیاز های RFP شما مشخص شده از آنها به سادگی عبور نکنید.

پس از آن که تیم پروژه با نظارت مدیران پروژه تمامی نیاز های کاربران  و سیستم را شناسایی کردند حال نوبت این است که از آنها بصورت کاملا حساب شده استفاده کنید به عنوان مثال شما برای رانندگی با اتومبیل خود احتیاج به بنزین دارین اما این که تو دوزی اتومبیل شما به چه صورت می باشد اولویت اصلی نیاز های RFP شما نیست .

 

اولویت بندی نیازمندی های مشخص شده RFP

پیرو مثالی که در مورد شماره 2 بیان کردیم ما مجبوریم که از بین نیاز های مشخص شده اولویت بندی کنیم و نیازهایی که بسیار مهم تر می باشند را در اولویت های بالاتری قرار دهیم. اولویت بندی نیازمندی های RFP باید یک نوع مشخصه استاندارد داشته باشد می توان اولویت ها را با ذکر عدد بیان کرد مثلا ”1”

که مشخصه اولویت بیشتر در مقایسه با دیگر گزینه های لیست می باشد.

 

موارد الزامی در یک RFP چیست؟

  • موضوع فعالیت کارفرما
  • تشریح ضرورت انجام پروژه و تاثیرات آن در کسب و کار
  • اهداف اجرای پروژه
  • موارد فنی و زیر ساختهای مورد نظر
  • بیان محدودیت ها و الزامات
  • مفروضات و توافق نامه ها
  • تعریف مشخصات پیمانکار واجد شرایط
  • نحوه ارائه مستند پیشنهاد
  • بیان تخمین زمان و هزینه پروژه به کارفرما

 

تمامی نوشته ها باید تنظیم باشد.

یکی از پر اهمیت ترین مسئله در نوشتن RFP تنظیم بودن تمامی موارد و نوشته ها می باشد تا آنجایی که امکان دارد از کلمات بسیار ساده و کوتاه استفاده کنید در بیان تمامی نوشته های RFP. همیشه سعی کنید از تمامی پتانسیل خود در بخش فنی و سیستمی بیان کنید. از نمونه کاربری های سیستم خود به شرح یک لیست ارائه بدین به عنوان مثال :

نمونه امکانات کاربری مورد نیازی شما :

  • امکان جستجو کارکنان سازمان بصورت فیلتر های بسیار زیاد و مشخص.
  • بررسی ریز شرایط حقوق های کارکنان با توجه به قوانین بیمه و مالیات قوانین کار.
  • دسترسی بصورت وب سایت.
  • امکان چاپ گزارشات و استخراج گزارشات.
  • همچنین امکان تعریف سطح دسترسی در برنامه و سیستم.

وقتی خرید کنید که کامل به نتیجه رسیده باشید

با تمام کارمندان سازمان صحبت کنید نیاز های تمام کارمندان را بررسی کنید این باعث می شود که
تمامی نیاز های سازمان خود را که کارمندان شما عنوان میکنند رو بهتر بشناسید دانستن این مسائل جز این که در شناخت شرکت شما بهتون کمک میکند در شناختن و تفاوت های جایگاه شرکت شما در مقایسه با شرکت های رقیب بهتر و بیشتر به شما آگاهی می دهد مدیرانی که از تمامی نیاز های سازمان خود با خبر باشند و اولویت بندی درستی داشته باشند همیشه بهترین نتیجه را نسبت به مدیرانی که کور کورانه یک سیستم و یک نوع خدمات را قبول میکنند نتیجه به نسبت بهتری را میگیرند.

اشتباهاتی که در نوشتن RFP وجود دارد چیست ؟

  • نوشتن درباره ما به جای چشم انداز سازمان، در نوشتن RFP   باید سازمان اهداف آینده خود را مطرح سازد تا بتوان هزینه و زمان انجام آن را تخمین زد نه نوشتن توانایی هایی که هم اکنون سازمان از عهده انجام آن بر می آید
  • بیش از حد طولانی بودن RFP و گنجاندن اطلاعات اضافی و یا مبهم در متن آن، که احتمال خوانده نشدن کلیه متن توسط پیمانکاران را افزایش داده و عدم درک کامل را به دنبال خواهد داشت.
  • عدم انطباق نیازهای سازمان با جزئیات فنی
  • نادیده گرفتن خطرات، تمامی پروژه ها دارای خطرات بالقوه ای می باشند که مدیران پروژه باید با در نظر گرفتن این احتمالات و رویدادهای غیر منتظره هزینه های تشدید شده را برآورد وپیش بینی نماید. عدم توجه به این خطرات برآورد هزینه ها را دچار مشکل می سازد.
  • موافقت با درج درخواست های غیرمنطقی کارفرما

این مسله رو همیشه جز اولویت های RFP خود قرار دهید :

سیستم و نوع خدماتی که ارائه داده می شود از چه نوع پشتیبانی بر خوردار است ؟

آیا پشتیبانی همه روزه و فول تایم ( 24 ساعته ) را دارد یا خیر و در زمان مشکلات به چه صورت مسئله پشتیبانی رو انجام می دهند و حتی چه تعداد نیرو فنی جهت پشتیبانی خدمات ارائه شده در سریع ترین زمان ممکن در دسترس هستند تا مشکلات احتمالی شما رو رفع کنند ! تمامی این مسائل به شما کمک میکند که بهترین انتخاب را داشته باشید و یک نمونه RFP بسیار کامل و جامع را در اختیار داشته باشن.

در: IT برچسب ها: RFP
مقالات مرتبط

چرا به سی آر ام CRM نیازداریم؟

ژانویه 30, 2018 | Alireza.kharidar

شاید هنوز هم برای مدیران و صاحبان شرکت های استارت آپ و کوچک این سوال باشد که چرا...

ادامه مطلب ...

چرا استارتاپ ها را برای کار کردن انتخاب نکنیم؟

دسامبر 5, 2017 | Alireza.kharidar

استارتاپ ها در سال های اخیر رشد خیره کننده ای داشته اند. ولی کار در یک پروژه استارتاپی...

ادامه مطلب ...

راهنمای خرید شارژر فندکی usb

دسامبر 5, 2017 | Alireza.kharidar

اگر روزانه زمان زیادی را در خودرو خود سپری می‌کنید، یک شارژر فندکی ماشین خوب یکی از ضروری‌ترین...

ادامه مطلب ...
بدون دیدگاه
ارسال یک دیدگاه